Event dla firm – jak zrobić to dobrze? Szykujesz szkolenie dla swoich pracowników? Chcesz stworzyć miejsce do zareklamowania swoich produktów i usług? A może planujesz przekazać swoją wizję na dalszy rozwój branży? Eventy dla firm to poważna sprawa i warto dobrze się do niej przygotować. Solidna organizacja stanowi podstawę każdego udanego wydarzenia. Dlatego warto zapoznać się z najważniejszymi krokami, które należy podjąć w czasie tworzenia tego niezapomnianego wydarzenia.

Dlaczego warto rozpocząć od planu?

Eventy dla firm często wiążą się z dużymi emocjami. Wiele osób najchętniej od razu rozpoczęłoby od działania. Jednak jest to poważny błąd. Nawet najbardziej gorliwe akcje mogą przynieść odwrotny efekt od zamierzonego, jeśli nie są oparte na przemyślanym planie. Chaotyczne bieganie za cateringiem, salą, obsługą zabiera mnóstwo czasu i energii. Dodatkowo powoduje duży stres, przez który ciężko jest spokojnie myśleć.

Z drugiej strony rozważnie przygotowany plan organizacji daje poczucie pełnej kontroli. Zadania wykonujemy systematycznie i z satysfakcją wykreślamy z listy. Nawet wydarzenia z krótkim terminem realizacji nie robią na nas wrażenia, bo uwzględniliśmy je wcześniej w naszym scenariuszu. Dzięki temu nie denerwujemy się niepotrzebnie i jest nam łatwiej podejmować decyzje. Wiemy, do czego zmierzamy i co jest priorytetem. Praca w takiej atmosferze jest nie tylko przyjemniejsza, ale również bardziej efektywna.

Jeśli eventy dla firm są dla nas czymś znajomym, to z pewnością poświęcimy odpowiednio dużo czasu na planowanie. Warto wtedy spisać wszystko w jasnych podpunktach. Powinny być konkretne, osadzone w czasie i możliwe do sprawdzenia. Przydatne mogą się ukazać narzędzia do organizacji. Na rynku można znaleźć mnóstwo propozycji: od papierowego kalendarza przez serwisy internetowe po aplikacje na telefon. Dzięki temu możemy otrzymywać powiadomienia na nasz telefon o kolejnym zbliżającym się zadaniu.

Co musimy jeszcze określić?

Eventy dla firm to nie jest zwykłe spotkanie towarzyskie, na które przychodzimy bez konkretnego celu. Już na etapie wstępnych przygotowań powinniśmy wiedzieć, co chcemy osiągnąć przez dane wydarzenie. W tym momencie skupiamy się nie na działaniach, które mamy podjąć, ale na efektach, które chcemy osiągnąć. Jeżeli planujemy wpłynąć na daną grupę ludzi, żeby zaczęła jakieś działania, użyjemy innych metod, niż w przypadku zwykłych konsumentów, których chcemy jedynie zachęcić do kupna naszego produktu.

Kiedy to zrobimy, zyskamy dodatkowe źródło motywacji. Im większy cel, tym większa chęć jego wykonania. Wiedząc, co chcemy osiągnąć, będziemy dużo szybciej podejmować skuteczne decyzje. Jasna wizja ułatwia również sprawne zarządzanie zespołem. Kiedy wszyscy, wiedzą dokąd zmierzają, pojawia się mniej pytań i niepotrzebnych konfliktów. Dzięki czemu stres zredukowany jest do minimum.

Do określenia celu warto zastanowić się, do jakiej grupy odbiorców chcemy dotrzeć. Czy będą to młodzi studenci, którzy dopiero szukają swojego miejsca w danej branży, czy raczej doświadczeni menedżerowie, dla których będzie to okazja, żeby podzielić się swoją wiedzą?

Nie można też zapomnieć o budżecie. Nieprawidłowo stworzony plan wydatków w pewnym momencie może sparaliżować całe przedsięwzięcie. Dlatego koniecznie musimy przewidzieć nasze możliwości finansowe. Warto uwzględnić pewien margines na nieprzewidziane koszta. Dzięki temu zachowamy płynność finansową, a trudne sytuacje nie zatrzymają nas przed osiągnięciem wyznaczonego celu.

Jakie konkretne działania możemy podjąć

Eventy dla firm to nie tylko planowanie, ale także konkretne działanie. Samym zastanawianiem się niczego nie osiągniemy. W końcu trzeba zakasać rękawy i wziąć się do ciężkiej pracy.

Stwórzmy miejsce w internecie, na którym ludzie mogą dowiedzieć się wszystkich niezbędnych informacji. Może to być zwykłe wydarzenie na Facebooku (jeśli wydarzenie dotyczy tylko kadry wewnątrz firmy) albo całkiem nowa platforma internetowa. Najważniejsze, żeby były tam dokładnie określone miejsce, data i godzina wydarzenia. Kiedy to jest gotowe, można zamieścić dodatkowe informacje: jak wygląda dojazd, co z miejscem parkingowym, jaki jest koszt wydarzenia, jak można za niego zapłacić itp.

Pamiętajmy, żeby numer kontaktowy zawsze był dostępny dla uczestników. Nie musimy osobiście za to odpowiadać. Często lepszym rozwiązaniem będzie przekazać tę odpowiedzialność innym ludziom z zespołu. W ten sposób nie będziemy zaabsorbowani wszystkimi drobnymi sprawami. Naszym zadaniem jest doglądanie, czy wszystkie ekipy wywiązują się z powierzonych im zadań.

Równie ważny jest sam przebieg imprezy. Zadbajmy o to, żeby ludzie, którzy coś prezentują, mieli wodę, notatki i mikrofon zawsze pod ręką. Przed rozpoczęciem dobrze przeprowadzić próbę, żeby wyłapać wszystkie błędy i je wyeliminować.

Dobrą praktyką jest wysłanie podziękowania wszystkim uczestnikom eventu. Można to zrobić przez zwykłą wiadomość na telefon albo maila. Warto także przesłać wszystkie materiały, które mogą się im przydać. Slajdy, ważne linki, nazwy aplikacji, książek itp.